ในยุคที่ต้อง WFH และการทำงานแบบไฮบริด วิธีที่เราจัดการเวิร์คโหลดและทำงานกับเพื่อนร่วมงานผ่านระบบดิจิทัลในแต่ละวันนับเป็นเครื่องบ่งชี้ที่สำคัญชองสภาพแวดล้อมในออฟฟิศ เวิร์คสเปซในปัจจุบันได้ลดบทบาทการสื่อสารแบบพบเจอกัน และใช้เวิร์กโฟลว์เสมือนจริงเพื่อเพิ่มศักยภาพและสร้างสัมพันธภาพกับทีมงานมากขึ้น เช่นเดียวกันกับในโลกของเอกสาร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signature) ได้กลายเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรธุรกิจ โดยรายงานจาก Adobe Sign พบว่าสัญญาที่มีการเซ็นชื่อรับรองแบบดิจิทัลมีจำนวนเพิ่มขึ้นถึง 17 เท่าในช่วงสองปีที่ผ่านมา
ในการสำรวจวัฒนธรรมการติดต่อประสานงานผ่านระบบดิจิทัล อะโดบีได้สำรวจความเห็นของพนักงานในองค์กร 1,400 คนในสหรัฐฯ สหราชอาณาจักร และออสเตรเลีย เพื่อศึกษาถึงข้อดีและข้อเสียของข้อตกลงดิจิทัล คำตอบที่ได้รับเผยให้เห็นถึงโอกาสในการลดความเหลื่อมล้ำและปรับใช้แนวทางที่รองรับการเข้าถึงของคนทุกกลุ่มในการมีส่วนร่วมผ่านทางดิจิทัลในออฟฟิศ
อุปสรรคในการจัดการข้อตกลงหรือสัญญา
จากการสำรวจพบว่า ข้อตกลงดิจิทัลนับเป็นกลไกที่รองรับการมีส่วนร่วมของพนักงานได้เป็นอย่างดี เพราะการรับรองแต่ละครั้งต้องให้พนักงาน 3-4 คนเซ็นชื่อรับรอง และยังสามารถเชิญให้คนอื่นๆ ที่มีมุมมองหลากหลายมากขึ้นมาเข้าร่วมในกระบวนการนี้ พนักงานที่เป็นผู้ชาย (88 เปอร์เซ็นต์) มีแนวโน้มที่จะเป็นผู้เซ็นเอกสารที่จำเป็นมากกว่าผู้หญิง (82 เปอร์เซ็นต์) และมักจะเป็นผู้เซ็นชื่อรับรองเอกสารหรือข้อตกลงในขั้นตอนสุดท้ายมากกว่าผู้หญิงเช่นกัน (75 เปอร์เซ็นต์ เทียบกับ 61 เปอร์เซ็นต์)
นอกจากนี้ การรับทราบข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานก็เป็นปัญหาท้าทายสำหรับพนักงานที่เป็นผู้หญิงและชนกลุ่มน้อย* โดยเฉลี่ยแล้วพนักงานมักจะต้องใช้เวลาราว 83 นาทีในการรวบรวมลายเซ็น โดยจะต้องมีการติดตามให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นต์ชื่อโดยเฉลี่ย 3 ครั้ง และใช้เวลา 8 วันในการสรุปข้อตกลงจนเสร็จสมบูรณ์ พนักงานที่เป็นผู้หญิงระบุว่าโดยเฉลี่ยแล้วพวกเธอใช้เวลามากกว่าผู้ชาย 27 นาทีในการรวบรวมลายเซ็น และในสหรัฐฯ พนักงานที่เป็นชนกลุ่มน้อยที่ด้อยโอกาส* ต้องใช้เวลามากกว่าพนักงานทั่วไปราว 6 นาทีในการรวบรวมลายเซ็น
องค์กรสามารถปรับปรุงความเสมอภาคในกรณีเช่นนี้ได้ด้วยการกำหนดนโยบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับความหลากหลาย ความเท่าเทียม และการอยู่ร่วมกัน (Diversity, Equity and Inclusion – DEI) แม้ว่าพนักงานสองในสามคนได้เซ็นชื่อในข้อตกลงว่าด้วยกฎระเบียบในสถานที่ทำงานแล้ว แต่มีเพียงครึ่งหนึ่งเท่านั้นที่ได้เซ็นชื่อในนโยบายว่าด้วยการไม่เลือกปฏิบัติหรือ DEI ผู้ตอบแบบสอบถามรายหนึ่งระบุว่า “เราควรจะคำนึงถึงคนที่เซ็นสัญญาและวัฒนธรรมของเขา ซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงและไม่สอดคล้องกับนโยบายนั้นๆ”
ปรับปรุงการใช้ภาษาในสัญญาเพื่อรองรับคนทุกกลุ่มอย่างเหมาะสม
แง่มุมด้านลบของวัฒนธรรมในสถานที่ทำงานนอกจากจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานและการประสานงานร่วมกันแล้ว ยังครอบคลุมไปถึงภาษาที่ใช้ โดยพนักงานกว่าหนึ่งในสามพบว่ามีการใช้ภาษาที่อ้างอิงถึงเพศสถานะเพียงสองเพศเท่านั้นในข้อตกลงดิจิทัลที่ใช้ในสถานที่ทำงาน นอกจากนั้น 25 เปอร์เซ็นต์พบว่ามีช่องกรอกข้อมูลหรือตัวเลือกที่จำกัดในการระบุถึงคุณสมบัติของพนักงาน เช่น เชื้อชาติ ชาติพันธุ์ เพศสถานะ ความเชื่อทางศาสนา เพศวิถี สมรรถภาพ หรือความพิการ
พนักงานบางกลุ่ม (16 เปอร์เซ็นต์) เคยพบเห็นการใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม ล้าสมัย หรือไม่ถูกต้องในช่องกรอกคุณสมบัติ ในสหรัฐฯ พนักงานที่เป็นชนกลุ่มน้อยที่ด้อยโอกาสพบว่ามีตัวเลือกหรือช่องกรอกข้อมูลที่จำกัด (31 เปอร์เซ็นต์ เทียบกับ 23 เปอร์เซ็นต์) หรือภาษาที่ไม่ถูกต้อง (23 เปอร์เซ็นต์ เทียบกับ 12 เปอร์เซ็นต์) ในข้อตกลงดิจิทัลมากกว่า เมื่อเทียบกับพนักงานที่ไม่ได้เป็นชนกลุ่มน้อย
ทุกวันนี้บุคลากรอยากเห็นการเปลี่ยนแปลง โดยกว่าครึ่งหนึ่งต้องการให้มีตัวเลือกเพิ่มมากขึ้นสำหรับการระบุตัวตนอย่างแท้จริง หรือลดการใช้ภาษาที่จำกัดอยู่เพียงสองเพศ ผู้ตอบแบบสอบถามคนหนึ่งกล่าวว่า “โลกของเรากำลังเปลี่ยนแปลง และบริษัทของเราก็เห็นด้วยกับการแสดงออกซึ่งตัวตนที่แท้จริงในที่ทำงาน การใช้ภาษาที่ลดคำจำกัดความหรือไม่มุ่งเน้นเฉพาะเพศสองเพศจะช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองได้รับการยอมรับและสนับสนุนเพิ่มมากขึ้น”
นอกจากนี้ พนักงานองค์กรยังต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมในการยกเลิกข้อตกลงดิจิทัล หากว่าข้อตกลงนั้นไม่สอดคล้องกับมุมมองทางการเมือง (42 เปอร์เซ็นต์) หรือความเชื่อทางศาสนา (41 เปอร์เซ็นต์) ของพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ชายต้องการโอกาสในการยกเลิกข้อตกลงที่เกี่ยวข้องกับการเมืองมากกว่าผู้หญิง (44 เปอร์เซ็นต์ เทียบกับ 39 เปอร์เซ็นต์) และศาสนา (45 เปอร์เซ็นต์ เทียบกับ 36 เปอร์เซ็นต์)
ผู้ตอบแบบสอบถามคนหนึ่งกล่าวว่า “ถ้าผมตรวจสอบเอกสารที่จะต้องเซ็น และพบว่ามีบางอย่างที่อาจทำให้ผมหรือคนอื่นๆ ในบริษัทตกอยู่ในความเสี่ยง ผมก็ควรจะมีสิทธิ์ยกเลิกข้อตกลงดังกล่าว”
เสริมสร้างสภาพแวดล้อมดิจิทัลที่รองรับการมีส่วนร่วมของทุกคน
พนักงานกว่า 80 เปอร์เซ็นต์รู้สึกว่าข้อตกลงดิจิทัลช่วยให้พวกเขาทำงานได้ทันตามกำหนดเวลาและบรรลุเป้าหมายการทำงาน สามารถโฟกัสงานสำคัญๆ และมีอิสระ พึ่งพาตนเองได้มากขึ้น พนักงานส่วนใหญ่ต้องการที่จะเซ็นข้อตกลงในรูปแบบดิจิทัลภายหลังสถานการณ์โควิด-19 สิ้นสุดลง แม้กระทั่งเอกสารส่วนบุคคล เช่น ข้อตกลงการดูแลบุตร (64 เปอร์เซ็นต์) หรือเอกสารที่เกี่ยวกับสุขภาพ (63 เปอร์เซ็นต์) ในระบบของ Adobe Sign พบว่า 69 เปอร์เซ็นต์ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกเซ็นภายในหนึ่งวัน และโดยเฉลี่ยแล้วใช้เพียง 1.5 ลายเซ็นเท่านั้นในทวีปอเมริกา
แม้ว่าข้อตกลงดิจิทัลมีประโยชน์อย่างมาก แต่องค์กรต่างๆ ก็ยังมีโอกาสที่จะปรับปรุงการใช้ภาษาในข้อตกลงหรือสัญญาและกระบวนการให้ทันสมัยมากขึ้น เพื่อยกเลิกการใช้คำศัพท์ที่ล้าสมัยและสื่อถึงอคติในบางแง่มุม นอกเหนือจากการอบรมให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับหัวข้อเหล่านี้แล้ว ยังมีอีกหลายวิธีที่องค์กรจะสามารถปรับปรุงวิธีการจัดทำข้อตกลงทางธุรกิจให้สอดรับกับยุคสมัยที่เปลี่ยนไปมากขึ้น:
- ใช้ภาษาที่ไม่มีการระบุเพศอย่างเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น ใช้คำว่า “Board Member” แทนคำว่า “Chairman” และระวังคำที่อาจสื่อความหมายถึงเพศใดเพศหนึ่ง เช่น “คุณครูแบ่งผลไม้ของเธอให้เด็กนักเรียน”
- ใช้คำสรรพนามที่เป็นกลางหรือตามที่บุคคลนั้นต้องการ เพื่อระบุถึงผู้เข้าร่วมโดยไม่บ่งบอกเพศสถานะ ตรวจสอบลายเซ็นอีเมลของผู้เข้าร่วม ซึ่งน่าจะบอกถึงความต้องการของบุคคลนั้น แต่ถ้าไม่มีข้อมูลในส่วนนี้ ก็ควรใช้สรรพนามที่เป็นกลาง เช่น เขา พวกเขา หรือตนเอง ตัวอย่างประโยคเช่น “ผู้เข้าร่วมเซ็นชื่อของตนเอง”
- ใช้ภาษาที่เหมาะสม เมื่อกล่าวถึงบุคคล เช่น การระบุตัวบุคคลก่อนคุณลักษณะเฉพาะ ตัวอย่างเช่น อาจใช้คำว่า“บุคคลที่มีความพิการ” แทนคำว่า “ผู้พิการ” แต่ก็ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละบุคคล ทางที่ดีควรจะสอบถามจากบุคคลนั้นโดยตรง แต่หากไม่สามารถสอบถามได้ ก็อาจเลือกใช้คำแทนกันได้ตามความเหมาะสม
- ใส่ตัวเลือกเพิ่มเติม เพื่อให้ข้อตกลงครอบคลุมคนทุกกลุ่มมากขึ้น ควรจะพิจารณาเหตุผลและวิธีการในการถามคำถามด้านประชากรศาสตร์ โดยคำนึงถึงความหลากหลายของผู้เข้าร่วม และระบุแนวทางที่จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถระบุตัวตนได้อย่างเหมาะสม ตัวอย่างเช่น การมีเฉพาะตัวเลือกเพศชายและเพศหญิงในแบบฟอร์มไม่รองรับการระบุตัวตนของคนข้ามเพศ (Transgender) ในกรณีนี้ควรเพิ่มตัวเลือก “อื่นๆ” ซึ่งจะเปิดโอกาสให้พนักงานเขียนข้อความระบุตัวตนได้ตามต้องการ ก่อนที่จะขอให้ผู้ตอบคำถามตรวจสอบยืนยันข้อมูลด้านประชากรศาสตร์ของตนเอง ขั้นแรกควรอธิบายเหตุผลที่จำเป็นต้องเก็บรวบรวมรายละเอียดดังกล่าว เพื่อให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกสบายใจมากขึ้น
- ตรวจสอบว่าเอกสารดิจิทัลรองรับการเข้าถึงอย่างง่ายดาย นั่นหมายความว่าพนักงานที่มีความพิการสามารถเข้าถึง อ่าน ใช้งาน และเซ็นชื่อในเอกสารและแบบฟอร์มต่างๆ ในหลายๆ ภาษา โดยคุณควรเริ่มต้นจากการตรวจสอบเครื่องมือดิจิทัลที่ใช้ในกระบวนการจัดการเอกสาร และระบุว่ามีฟีเจอร์การเข้าถึง (Accessibility) ฟีเจอร์ใดบ้างที่พร้อมใช้งานหรือขาดหายไป
องค์กรธุรกิจกำลังพัฒนาไปสู่เวิร์คสเปซที่มุ่งเน้นดิจิทัลเป็นหลัก แต่ก็ยังมีบางแง่มุมที่ควรจะปรับปรุงให้ทันสมัยนอกเหนือไปจากเรื่องของเทคโนโลยี การเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงตัวตนอย่างแท้จริงมากขึ้น และการกำหนดแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมสำหรับการทำงานร่วมกันผ่านระบบดิจิทัล จะช่วยให้ผู้บริหารและพนักงานสามารถเติบโตอย่างต่อเนื่องไปพร้อมๆ กับองค์กร
*ชนกลุ่มน้อยที่ด้อยโอกาส (Underrepresented Minorities – URM) ในสหรัฐฯ หมายรวมถึงชาวอเมริกันผิวสี/เชื้อสายแอฟริกา ชาวอเมริกันเชื้อสายละติน ชาวอเมริกันพื้นเมือง ชาวอเมริกันเชื้อสายหมู่เกาะแปซิฟิก และ/หรือชาวอเมริกันที่มีสองเชื้อสายขึ้นไป
Note: This article have been indexed to our site. We do not claim legitimacy, ownership or copyright of any of the content above. To see the article at original source Click Here