Adobe

ในยุคที่ต้อง WFH และการทำงานแบบไฮบริด วิธีที่เราจัดการเวิร์คโหลดและทำงานกับเพื่อนร่วมงานผ่านระบบดิจิทัลในแต่ละวันนับเป็นเครื่องบ่งชี้ที่สำคัญชองสภาพแวดล้อมในออฟฟิศ เวิร์คสเปซในปัจจุบันได้ลดบทบาทการสื่อสารแบบพบเจอกัน และใช้เวิร์กโฟลว์เสมือนจริงเพื่อเพิ่มศักยภาพและสร้างสัมพันธภาพกับทีมงานมากขึ้น เช่นเดียวกันกับในโลกของเอกสาร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signature) ได้กลายเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรธุรกิจ โดยรายงานจาก Adobe Sign พบว่าสัญญาที่มีการเซ็นชื่อรับรองแบบดิจิทัลมีจำนวนเพิ่มขึ้นถึง 17 เท่าในช่วงสองปีที่ผ่านมา ในการสำรวจวัฒนธรรมการติดต่อประสานงานผ่านระบบดิจิทัล อะโดบีได้สำรวจความเห็นของพนักงานในองค์กร 1,400 คนในสหรัฐฯ สหราชอาณาจักร และออสเตรเลีย เพื่อศึกษาถึงข้อดีและข้อเสียของข้อตกลงดิจิทัล  คำตอบที่ได้รับเผยให้เห็นถึงโอกาสในการลดความเหลื่อมล้ำและปรับใช้แนวทางที่รองรับการเข้าถึงของคนทุกกลุ่มในการมีส่วนร่วมผ่านทางดิจิทัลในออฟฟิศ อุปสรรคในการจัดการข้อตกลงหรือสัญญา จากการสำรวจพบว่า ข้อตกลงดิจิทัลนับเป็นกลไกที่รองรับการมีส่วนร่วมของพนักงานได้เป็นอย่างดี เพราะการรับรองแต่ละครั้งต้องให้พนักงาน 3-4 คนเซ็นชื่อรับรอง และยังสามารถเชิญให้คนอื่นๆ ที่มีมุมมองหลากหลายมากขึ้นมาเข้าร่วมในกระบวนการนี้  พนักงานที่เป็นผู้ชาย (88 เปอร์เซ็นต์) มีแนวโน้มที่จะเป็นผู้เซ็นเอกสารที่จำเป็นมากกว่าผู้หญิง (82 เปอร์เซ็นต์) และมักจะเป็นผู้เซ็นชื่อรับรองเอกสารหรือข้อตกลงในขั้นตอนสุดท้ายมากกว่าผู้หญิงเช่นกัน (75 เปอร์เซ็นต์ เทียบกับ 61 เปอร์เซ็นต์) นอกจากนี้ การรับทราบข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานก็เป็นปัญหาท้าทายสำหรับพนักงานที่เป็นผู้หญิงและชนกลุ่มน้อย*  โดยเฉลี่ยแล้วพนักงานมักจะต้องใช้เวลาราว 83 นาทีในการรวบรวมลายเซ็น โดยจะต้องมีการติดตามให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นต์ชื่อโดยเฉลี่ย 3 ครั้ง และใช้เวลา 8 วันในการสรุปข้อตกลงจนเสร็จสมบูรณ์  พนักงานที่เป็นผู้หญิงระบุว่าโดยเฉลี่ยแล้วพวกเธอใช้เวลามากกว่าผู้ชาย 27 นาทีในการรวบรวมลายเซ็น และในสหรัฐฯ พนักงานที่เป็นชนกลุ่มน้อยที่ด้อยโอกาส* ต้องใช้เวลามากกว่าพนักงานทั่วไปราว 6 นาทีในการรวบรวมลายเซ็น องค์กรสามารถปรับปรุงความเสมอภาคในกรณีเช่นนี้ได้ด้วยการกำหนดนโยบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับความหลากหลาย ความเท่าเทียม และการอยู่ร่วมกัน (Diversity, Equity and Inclusion – DEI)  แม้ว่าพนักงานสองในสามคนได้เซ็นชื่อในข้อตกลงว่าด้วยกฎระเบียบในสถานที่ทำงานแล้ว แต่มีเพียงครึ่งหนึ่งเท่านั้นที่ได้เซ็นชื่อในนโยบายว่าด้วยการไม่เลือกปฏิบัติหรือ DEI  ผู้ตอบแบบสอบถามรายหนึ่งระบุว่า “เราควรจะคำนึงถึงคนที่เซ็นสัญญาและวัฒนธรรมของเขา ซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงและไม่สอดคล้องกับนโยบายนั้นๆ” ปรับปรุงการใช้ภาษาในสัญญาเพื่อรองรับคนทุกกลุ่มอย่างเหมาะสม แง่มุมด้านลบของวัฒนธรรมในสถานที่ทำงานนอกจากจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานและการประสานงานร่วมกันแล้ว ยังครอบคลุมไปถึงภาษาที่ใช้ โดยพนักงานกว่าหนึ่งในสามพบว่ามีการใช้ภาษาที่อ้างอิงถึงเพศสถานะเพียงสองเพศเท่านั้นในข้อตกลงดิจิทัลที่ใช้ในสถานที่ทำงาน  นอกจากนั้น 25 เปอร์เซ็นต์พบว่ามีช่องกรอกข้อมูลหรือตัวเลือกที่จำกัดในการระบุถึงคุณสมบัติของพนักงาน เช่น เชื้อชาติ ชาติพันธุ์ เพศสถานะ ความเชื่อทางศาสนา เพศวิถี สมรรถภาพ หรือความพิการ พนักงานบางกลุ่ม (16 เปอร์เซ็นต์) เคยพบเห็นการใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม ล้าสมัย…